Validering

Valideringsarbete i Svenskt Bråckregister

Syfte

Valideringen innebär att registerdata jämförs med källdata, vilket i detta sammanhang utgörs av patientjournalen. Grundprincipen är att de data som finns registrerade vid källan, dvs. i patientjournalen, betraktas som facit.                                                                                               

Fördelarna med att validera ett register är flera. Förutom att säkerställa registerdatas tillförlitlighet, finns även möjlighet att identifiera om det finns generella problem med någon eller några variabler. Om det görs systematiska feltolkningar av någon variabel ges möjlighet att förtydliga information kring hur denna ska rapporteras på korrekt sätt. En annan fördel är att man kan identifiera problem med inrapporteringenpå en specifik klinik, vilket ger möjlighet till diskussion och klargöranden på den enskilda kliniken.  

Urval

Styrgruppen för Svenskt Bråckregister beslutar hur många kliniker som ska valideras årligen. Utifrån vilket geografiskt område som står på tur att valideras, väljs sedan slumpmässigt ut vilka kliniker som ska besökas det aktuella året.

 

Utförare

Sedan 2013 utförs valideringen av två sjuksköterskor och fyra medicinska sekreterare. Två personer arbetar tillsammans och spenderar ca två dagar/per sjukhus. Inför uppstarten av arbetet 2013 samlades samtliga utförare till ett gemensam utbildning  med  framtagande av arbetsmaterial

Förberedelser

I god tid inför ett valideringsbesök tar registerkoordinatorn telefonkontakt med, och sänder därefter ett brev till, aktuell klinik. I brevet framgår syftet med och planerat datum för valideringsbesöket, samt namn på utförarna. En personlig sekretessförbindelse för utförarna bifogas brevet. Det lämnas även instruktioner gällande de förberedelser som kliniken ansvarar för inför besöket.

Vilka registerdata valideras 

Vid varje validering granskas 26 fasta variabler 

Utförande

Bedömningsgrunderna är viktiga redskap för att säkra att en validering sker på ett standardiserat sätt, oavsett vem som utför den.  

Utfallet av granskningen dokumenteras på ett speciellt utarbetat valideringsunderlag

 

Övrigt arbete vid klinikbesöket

Under valideringsbesöket passar utförarna även på att samtala med kontaktpersonen på kliniken. Vanligtvis är denna person involverad i bråckregistreringsarbetet och känner till ansvarsfördelning, rutiner osv. Om så inte är fallet framförs en önskan att få ett samtal med någon som är insatt i arbetet kring bråckregistreringen eller registeransvarig läkare/chef. Under samtalet efterfrågas hur det ser ut på kliniken avseende rutiner, ansvarsfördelning, kunskap och resurser (tid, utbildning osv).

Resultatrapport/uppföljningsbrev

När valideringen är slutförd sammanfattar utförarna resultatet av granskningen och detta sammanställs i en rapport. I denna presenteras valideringsunderlaget, och utöver detta redovisas även en resultatsammanfattning. Vidare beskrivs om det förekommit återkommande fel gällande specifika variabler eller annat som är värt att notera/uppmärksamma. Rapporten innehåller även en kort beskrivning av klinikens rutiner, resurser och ansvarsfördelning gällande registreringsarbetet.

När rapporten är färdigställd skickas den till registerkoordinatorn, som i nästa steg vidarebefordrar den till registrets valideringsansvariga. Det ligger sedan på deras ansvar att granska rapporten och ge återkoppling till kliniken och styrgruppen.